O que é colaboração remota?
O termo colaboração remota refere-se a como uma organização trabalha em conjunto entre locais diferentes. As abordagens podem incluir quaisquer processos, ferramentas e cultura geral de trabalho que uma empresa implemente para manter um sentimento de conexão e gerar resultados.
Os esforços de colaboração remota geralmente envolvem a instituição de processos que eliminam as limitações de trabalhar em vários locais. Há também um foco em encontrar novas maneiras de desenvolver o espírito de equipe. À medida que as organizações mudam cada vez mais para uma força de trabalho remota (e, portanto, precisam da capacidade de se envolver com sua equipe de qualquer lugar do mundo), o sucesso depende do desenvolvimento de práticas de comunicação que permitem a produtividade e, ao mesmo tempo, permitem que os membros da equipe mantenham um equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Para saber mais sobre como estimular a cultura da empresa remota, leia “How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success.”
Sua empresa pode ter que superar três tipos principais de “distância”:
- Física: Refere-se à distância geográfica ou de localização, como ter equipes dispersas pelo país ou trabalhando em casa. Para combater os problemas causados pela distância física, você precisa das ferramentas de colaboração certas e práticas de comunicação sólidas.
- Operacional: Esse tipo de distância ocorre quando uma organização sofre uma falha de comunicação entre equipes de diferentes níveis ou tamanhos de habilidade. Para superar a distância operacional, garanta que as equipes tenham o idioma e os recursos disponíveis para se entenderem.
- Afinidade: Isso se refere a quaisquer diferenças culturais ou de estilo de comunicação dentro de uma equipe e seus efeitos na sinergia e camaradagem. Os gerentes precisarão ficar atentos a essas diferenças, que podem se manifestar de forma mais sutil do que os outros dois tipos de distância. Eles devem instituir normas de comunicação que unam as pessoas, em vez de exacerbar as diferenças.
Prós da colaboração remota
As organizações que priorizam uma forte colaboração remota obtêm vários benefícios. Talvez mais importante, as práticas eficazes melhoram a produtividade da equipe, o que contribui para uma produção mais eficiente.
A colaboração remota bem-sucedida também pode melhorar a criatividade da equipe, pois oferece aos indivíduos espaço para pensar fora da caixa, preservando o sistema de suporte da equipe. A criatividade recém-descoberta ajuda as equipes a lidar com projetos de novas maneiras; também pode se manifestar em brainstorming, resolução de problemas e criação de novas soluções alternativas para problemas antigos.
Além disso, uma mudança para o trabalho remoto permite que as empresas encontrem talentos em locais que não podiam acessar anteriormente. A prática também tende a acomodar estilos de trabalho mais diversos, pois as pessoas podem resolver problemas de forma mais orgânica, concluir o trabalho e colaborar com os membros da equipe fora do ambiente artificial de um escritório. Isso pode facilitar os relacionamentos e, paradoxalmente, melhorar a comunicação porque o trabalho é menos limitado pelo espaço e pelo tempo.
Contras da colaboração remota
É claro que existem desvantagens em uma força de trabalho totalmente remota. Os membros da equipe podem sofrer de sentimentos de isolamento e a comunicação pode ser afetada devido à falta de interação face a face. Além disso, a dependência de software ou outras ferramentas de colaboração coloca as equipes em risco quando há um mau funcionamento ou problema de conexão. No entanto, você pode tomar medidas para combater todos esses desafios e criar uma equipe remota produtiva.
Como colaborar efetivamente quando sua equipe é remota
A colaboração eficaz depende da manutenção de uma comunicação forte e regular e da incorporação de ferramentas que permitem romper a distância geográfica, operacional e de afinidade.
A transição para o trabalho remoto apresenta vários novos desafios, e você provavelmente terá que experimentar para superá-los. Dito isso, as cinco dicas a seguir ajudarão você a estabelecer boas práticas:
- Definir horários de trabalho: Esteja atento às diferenças de fuso horário e defina horários durante os quais todos os membros da equipe possam estar on-line simultaneamente pelo menos parte do dia.
- Comunique-se de forma clara e eficaz: Você precisa comunicar expectativas, prazos, atualizações de processos, etc., o mais eficientemente possível. Esteja atento ao excesso de comunicação – você não quer inundar a equipe com informações em excesso. Saiba mais sobre como desenvolver práticas sólidas de comunicação remota.
- Estabeleça diretrizes para diferentes canais de comunicação: Em equipe, decida quais tipos de informações merecem e-mail, bate-papo, telefonema, videoconferência ou outros modos de comunicação. Isso ajudará a otimizar os esforços de colaboração e economizar tempo.
- Incentive a participação: As pessoas são mais propensas a contribuir quando se sentem valorizadas. Expresse gratidão pelo esforço de sua equipe e use o reforço positivo para incentivar a criatividade e novas ideias.
- Use as ferramentas certas: Resista ao impulso de adotar toneladas de novas ferramentas de colaboração para compensar os desafios de trabalhar remotamente. Em vez disso, faça sua pesquisa e aproveite as avaliações gratuitas para encontrar as ferramentas que se integram perfeitamente aos processos existentes. Revise nossa lista de ferramentas de colaboração para equipes remotas.
Guia para construir uma cultura de forte colaboração remota
O guia a seguir descreve as etapas que você pode seguir para estimular práticas fortes de colaboração remota em cinco áreas principais: contratação, agendamento, compartilhamento de conteúdo, participação e ferramentas.
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Área de negócios |
Dicas |
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Contratação |
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Programação |
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Compartilhamento de conteúdo |
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Participação da equipe |
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Ferramentas |
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Use este guia para promover a colaboração com sua equipe remota. Nas versões para download, você encontrará espaço para adicionar notas para cada prática, para que possa anotar ideias.
Baixe o guia para construir uma forte colaboração remota
Práticas recomendadas de colaboração remota
A colaboração remota forte depende de comunicação confiável, processos repetíveis e ferramentas que estimulam o trabalho colaborativo criativo. Os gerentes de equipes remotas devem liderar pelo exemplo e participar para melhorar as conexões pessoais e a produtividade, e não como um mandato de cima para baixo.
Bryant Galindo é o fundador da CollabsHQ e mediador, consultor e instrutor que trabalha com organizações e startups de grande porte em resolução de conflitos, treinamento on-line e desenvolvimento de liderança. Ele reitera a importância de desenvolver processos que atendam sua equipe e apenas introduzir ferramentas para agilizar ainda mais essas práticas.
“Crie fluxos de trabalho que suportem a colaboração remota”, diz ele. “Isso pode ser tão simples quanto criar procedimentos operacionais padrão para soluções mais integradas que incluem Zapier e Slack. Facilite o trabalho aproveitando a tecnologia para padronizar os processos.”
Sergey Konoplich é o COO da Smart IT, um provedor de serviços de desenvolvimento de software em grande escala. Em um esforço para preservar a autonomia dos membros da equipe sem sacrificar a produtividade, ele recomenda a introdução de uma ferramenta de monitoramento de tempo, para que as pessoas possam gerenciar seu tempo mantendo o cronograma.
“Ter uma ferramenta como essa ajuda a introduzir a auto-organização”, diz Konoplich . “Os funcionários se sentem mais responsáveis e podem trabalhar de forma produtiva, sabendo que são responsáveis por suas horas.”
Saiba mais sobre como gerenciar equipes remotas com eficiência.
Táticas avançadas para colaborar remotamente
Depois de implementar com sucesso as abordagens e sistemas básicos de colaboração, é hora de otimizar. Abaixo estão algumas táticas avançadas selecionadas por especialistas para tentar:
- Formar um ciclo de reunião positivo. Um passo à frente da programação regular de reuniões, considere novas maneiras de agregar valor às reuniões, seja com uma estrutura diferente, recursos ou ferramentas visuais alternativas ou um aspecto social exclusivo.
- Use o chat por vídeo para reuniões difíceis (sensíveis ou complicadas), mensagens instantâneas ou bate-papo para colaboração espontânea e chamadas telefônicas quando precisar de esclarecimentos rápidos.
- Limite o uso de e-mail – cadeias longas podem se tornar pesadas e os membros da equipe podem passar por cima delas em vez de resolver os problemas em questão.
- Mantenha transcrições de áudio de todas as conversas para registro ou para compartilhar com membros da equipe que podem ter perdido uma reunião ou precisam de uma atualização. O Otter.ai é um serviço gratuito de transcrição de IA que permite transcrever conversas gravadas diretamente do áudio do seu computador.
- Pense visualmente. Quando você está se comunicando apenas pela tela, as pessoas provavelmente precisam de recursos visuais para manter o foco e na mesma página. Embora você não precise perder tempo construindo decks bonitos e intrincados, alguns gráficos ou imagens podem percorrer um longo caminho.
- Incentive os membros da equipe a trabalhar com novas pessoas. Atribua o trabalho em equipe entre as equipes (conforme apropriado) e apresente os membros mais novos da equipe àqueles que já estão por aí há algum tempo. Enquanto você não está no escritório, você ainda quer construir um forte relacionamento com a equipe.
- Tenha um plano de backup. As ferramentas podem falhar, as conexões Wi-Fi podem falhar, a vida pessoal pode atrasar repentinamente os horários. Seja compassivo com sua equipe e sempre tenha um plano secundário para eventos e desafios inesperados.
Em geral, os gerentes devem ter como objetivo eliminar o estresse. A transição para uma força de trabalho remota é inerentemente desafiadora, mas você não precisa torná-la mais complicada — ou rigidamente controlada — do que o necessário.
Ferramentas para colaboração remota
As ferramentas de colaboração baseadas em nuvem são uma maneira útil de manter todos conectados, tanto prática quanto culturalmente. Não existe uma ferramenta de que sirva a todas as finalidades; em vez disso, procure um software que atenda às suas necessidades em termos de custo, funcionalidade, número de usuários suportados e outros fatores.
Considere os seguintes recursos ao selecionar uma ferramenta de colaboração remota:
- Acessibilidade e segurança
- Baseado em nuvem versus local
- Custos
- Facilidade de uso/IU
- Compartilhamento de arquivos
- Gerenciamento de projetos
- Modelo de assinatura ou baseado em licença
- Videoconferência
- Processamento de texto, controle de alterações/edição e transcrição
Se o orçamento não for uma grande preocupação, Konoplich , da Smart IT, diz que tentativa e erro é um bom método para selecionar uma ferramenta (muitas oferecem testes gratuitos). “A maioria das ferramentas são ferramentas SaaS e você pode cancelar a assinatura a qualquer momento”, diz ele. “Dadas as circunstâncias [de uma mudança repentina para o trabalho remoto], a maioria das [marcas] correu para adaptar suas ofertas às equipes que trabalham remotamente. Apenas tome cuidado com as empresas que dizem que se adaptaram, mas na verdade fizeram pouco para personalizar seu serviço.”
Mas lembre-se de que nenhuma ferramenta resolve todos os problemas de colaboração por conta própria — a maneira como você usa as ferramentas determina o sucesso de seus esforços de colaboração. Obtenha uma visão detalhada das dezenas de ferramentas de comunicação disponíveis para equipes remotas.
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