What Is Creative Project Management?
Creative project management (CPM) is the process of guiding a team's effort to complete a project while fostering an environment that encourages creative ideas to flourish. This process involves balancing structured planning with the flexibility needed to embrace creative development.
The Difference Between Creative Project Management and General Project Management
Creative project management focuses on leading teams in environments such as marketing or advertising, where nurturing creativity is crucial. Traditional project management typically involves a more structured process used in fields such as construction or software development.
While these two styles have a different approach, they share the same core lifecycle and can be integrated to enhance business success and project outcomes.
Traditional project management follows a clear roadmap from beginning to end, wherein a project manager identifies roles, tasks, tools, and resources. Over the years, PMs have established and created this formal end-to-end process. Creative projects, however, don’t produce bridges or buildings. Advertising agencies, creative studios, and marketing departments are filled with idea people. Because creative projects aren’t measured by technical specifications, project managers from other industries often struggle with creative projects.
Jillian Knoepfel, Content Operations Manager at Smartsheet, explains the difference from the project manager perspective: “A creative project manager should carry out the same foundational duties that are expected from a general project manager. They should ensure that the project is on track and on budget; they should be certain that stakeholders and teams have the right information at the right time. With a holistic view of all the project components, they should be making sure that all the moving parts and people involved are connecting at the right touchpoints and advancing toward the same goal. In addition, the creative project manager should take the general project management role one step further by leveraging their knowledge of creative processes and their empathy for creative teams to deliver a project successfully.”
Like traditional projects, creative projects are time bound — they have start and end dates. So, in addition to meeting time constraints, PMs also have to manage costs and work within those boundaries. Moreover, creative project managers have to face a further challenge because creative projects are often interrelated, with tasks and activities that depend on one another.
Here are the major characteristics of creative projects:
- Creative Work Is Subjective: Creative work is hard to quantify. There are few metrics or key performance indicators (KPIs) for a good design. While nothing supersedes high-quality work, “quality” is hard to define. Establish criteria with objective language, but leave room for the creative process to evolve during a project.
- Creative Projects Are Unique: They may be similar to other projects, but they are never identical. One advertising campaign can build on elements of another, but each project is unique and you must approach each accordingly.
- Creative Projects Require Special Communication Skills: You have to translate what your clients need into specific tasks that the team can accomplish. When you manage a project, you need shared vocabulary, so you can explain what works and what doesn’t.
- A Creative Project’s Objectives Are Often Undefined: The objectives of your project are driven by the goals of the project. They need to be specific and measurable. One way to arrive at these objectives is to follow the SMART process: specific, measurable, achievable or attainable, realistic, and time bound. Learn more about writing SMART objectives and use this SMART goals template to help you.
- Creative Projects Rely on Collaboration: Unlike technical projects, which typically follow a straightforward process, creative projects are highly collaborative, unleashing creativity. In successful projects, everyone works together because collaboration is baked into every facet of the team. Involve team members when setting targets and evaluating and assigning roles. Nurture the less engaged and introverted members of the team. Encourage senior members of your team to mentor the less experienced staff. From the kickoff meeting (when you align your departments with the project goals) to the final presentation, you can monitor collaboration with regular team meetings and smaller group check-ins.
- Creative Projects Change Frequently: Clients may change their minds about what they want. Team members may have a better idea about the direction of a project. The vision of your stakeholders might not line up with your team’s creativity. While change is inevitable in any project, strong client onboarding can help you avoid surprises later. At the same time, leave enough wiggle room for creative flexibility within the project. Don’t commit to so many specifics that your team won’t be able to put its best work forward.
“If it’s true that project management is like herding cats, creative project management is like herding toddlers that are determined to draw on your walls in crayon,” says Nuala Turner, editor at The Digital Project Manager. “You still need to get everyone working to achieve the project goal on time, but you also need to leave space for creativity, which isn’t always a predictable or linear process.”
Check out this creative operations management guide for additional information on how to streamline your internal creative operations and reap the benefits of creative operations management.
Creative Project Management Process
Creative project management adapts the traditional project management cycle to meet the unique demands of creative projects. While it follows the familiar steps of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, creative project management incorporates specific nuances at each stage.
These adjustments ensure that the creative process remains flexible and open to innovation, while still providing the structure needed to meet project goals and deadlines effectively.
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet, explains where the differences in the project management cycle are most notable: “The foundational stages of project management, including scoping, conceptualization, and development, remain consistent. However, the process of gathering requirements differs significantly, especially for external agencies. These agencies must conduct more extensive requirement gathering to address all the technical aspects they neither control nor manage directly. This process requires engaging with a variety of stakeholders and adjusting the scope and details of deliveries based on client payments. Because of the number of deliveries, the types of files you deliver, and the level of detail required in each phase, the delivery stage in a CPM cycle is also different than that in a traditional PM cycle. In fact, you must manage all stages quite carefully in order to meet these expanded requirements.”
“For creative projects, the initiation and planning phases often take up a significant amount of time, leaving little room for execution. It's common for planning to consume 80 percent of the timeline, which can cramp the execution phase. As a project manager, you need to ensure that you’re allocating enough time for actual project execution,” explains Cinthya Ramírez, Creative Project Manager at Smartsheet. "Creative project management must be flexible because creative work, such as designing a video or a webpage, isn't just about following a strict process. It involves generating ideas and revisions based on feedback, which can sometimes significantly alter the project timeline."
Creative Project Management for Creative Teams
Project managers guide the work, but the team makes projects come to life. Therefore, your success depends on fostering an environment that nurtures creatives and encourages collaboration. Your company’s culture is critical to setting a tone of transparency and sharing.
The secret ingredients are your vision and philosophy for bringing people together and giving everyone a voice.
This approach plays out in how you establish your creative workflow. You’ll need to clarify roles and responsibilities to avoid duplication or conflict, while also encouraging collaboration. As you map out the workflow to support a project’s scope, make room for both creativity and efficiency. And consider software tools that work best for your team’s structure and style. Learn more about creating and implementing a creative workflow for your organization below.
When comparing a creative agency with an internal creative team, there are many qualities that overlap, but also multiple differences that impact the way in which creative projects are managed. The following table highlights some of the key differences between the two, as identified by Knoepfel:
Characteristic | Internal Creative Team | Creative Agency |
|---|---|---|
| Focus and expertise | An internal team typically has a deeper understanding of the company's brand, culture, and long-term business goals. It can develop customized content more quickly, i.e., content that aligns closely with the company’s strategic objectives. | An agency often brings a broader range of experiences and industry best practices due to working with a diverse set of clients. It can provide fresh perspectives and ideas that an internal team might overlook. |
| Scalability and flexibility | An internal team may have limitations in scaling up quickly due to hiring constraints and budget limitations. However, it offers more stability and continuous availability. | An agency may take more time to get up and running on projects due to onboarding. However, once fully briefed, it can scale resources up or down depending on the project needs, providing greater flexibility for short-term and large-scale projects. |
| Creativity and innovation | While highly knowledgeable about the brand, an internal team might become entrenched in company norms and less likely to challenge the status quo, potentially limiting creativity. | An agency often brings a fresh, outsider perspective that can spur innovation and creative solutions. Its exposure to different industries and trends can lead to more diverse and cutting-edge ideas. |
| Turnaround time and efficiency | An internal team’s familiarity with internal processes and direct access to other departments can lead to faster decision-making and execution for certain projects. However, it may also get bogged down by internal bureaucracy. | While, initially, an agency might need more time to understand the brand and its needs, it often has well-honed processes for delivering high-quality work efficiently. However, the need for coordination and communication with the client can sometimes slow things down. |
| Cost structure and benefits | An internal team usually consists of salaried employees, leading to predictable and often lower long-term costs. However, its initial setup and ongoing overhead (salaries, benefits, training) can be significant. | An agency tends to work on a project or retainer basis, which can be expensive but offers flexibility. Costs are more variable and can be high for specific campaigns, but there is no ongoing overhead when an agency is not in use. |
Creative Project Management for Creative Agencies
Successful creative agencies have built reliable processes, so they avoid starting from scratch with every project. But an agency’s process varies with client requirements. The most successful agencies are fanatical about their process because they’ve learned what works.
Make sure that your process reflects your core communication and collaboration values and that it includes the following:
- A meeting and feedback schedule that involves clients at every stage
- Regular status updates to both internal and external stakeholders
- A main point of contact between the client (external) and your team (internal)
- An agency project manager who contributes at each step of the process
- Research for your project that mines qualitative data from your agency’s database and analyzes data from other sources
“Projects at creative agencies often have less flexible deadlines, tighter budgets, and fewer resources at their disposal than projects undertaken by internal creative teams,” explains Turner. “There’s less time and freedom to come up with creative concepts, and you’re often beholden to client demands, which typically aren’t all that creative. This means that project managers have to keep a tighter leash on their team when it comes to concepting and ideation and have to keep a closer eye on the timeline.”
“Project management in creative agencies tends to be more dynamic and deadline-driven due to diverse clients, while internal creative teams often have the advantage of intimate brand familiarity,” says Gianluca Ferruggia, General Manager at DesignRush. “This deep understanding can allow for greater flexibility and experimentation.”
Creative Project Management Best Practices
Unlike conventional project management best practices, creative PM best practices require consideration of the following factors: Creative work is subjective; creative projects are unique; creative projects require special communication skills; a creative project’s objectives are often undefined; creative projects rely on collaboration; and creative projects change frequently.
Turner’s best practices suggestions focus on three areas:
- Resource Allocation: “You need to pay attention to creative skills when allocating resources. Just because your designer can do UX work, that doesn’t automatically mean they can also craft a print ad. Make sure to assign work according to the team member’s creative expertise. This will help you keep to your timeline and ensure the team stays engaged in its work.”
- Time Estimates: “Pad your time estimates, especially for the concept and ideation stages. It can take time for creative inspiration to strike. Give your team a bit of extra time to come up with something great, but know when to cut it off and focus on the essentials. This way, you’ll strike a balance between staying on track with your timeline and coming up with a creative idea that will wow stakeholders.”
- Feedback: “Be mindful when giving feedback on creative work. Creative team members often feel emotionally attached to their work, so make sure you are constructive and encouraging with feedback. If you aren’t, team members might feel less safe sharing off-the-wall ideas, and you don’t want to stifle creativity.”
“A CPM shares many of the same best practices as a general PM. However, the following two abilities in particular set a successful CPM apart: being able to continuously develop skills to best support a creative team; and being able to give the team the tools to manage the underlying processes of a project and deliver it successfully,” says Knoepfel. “By leveraging a project management or work collaboration system that seamlessly connects to resource management and digital asset management tools, a CPM is better positioned to establish and automate consistent workflows, manage timelines and creative reviews, store and distribute creative digital assets, and remove roadblocks, so the creative team can focus and innovate.”
“In my experience, successful creative project management practices include communicating clearly , providing adequate scaffolding, understanding team dynamics, and maintaining a balance between delivering the client's vision and preserving creative integrity,” says Ferruggia. “One key consideration when managing creative projects is accounting for iterations and creative blocks. Scheduling buffer time and fostering an open, feedback-driven environment are essential to nurturing the creativity of the team.”
Cinthya Ramirez highlights the importance of setting clear expectations early. “In creative projects, it's crucial to set the right expectations about timing and process from the outset. To do this, you must be up front about the rounds of feedback and revisions, which helps manage stakeholder expectations and prevents last-minute rushes that can compromise the quality of creative output." She adds that “creative projects require ongoing communication and checks with stakeholders in order to monitor progress and make necessary adjustments. Effective project management integrates these checks into the workflow to ensure that everyone is aligned and the project stays on track."
Communication is vital, not only with stakeholders but also within creative teams. Sharing information is paramount to a project’s success. “Creativity Management from the Ad Agency Perspective,” a study from the Lulea University of Technology, concluded that the right communication process boosts creativity. As the authors explain, “It is important to keep an open flow of communication and stress the significance of internal communication between all levels. An open flow of communication smooths the sequence of work and sustains a high level of creativity in the workplace. Our findings motivate us to believe that communication is the utmost underlying cause for encouraging creativity in the workplace.”
Creative Project Management Examples
Creative project management prioritizes flexibility and creativity. Due to the unique demands of creative projects, which require specialized approaches and adaptability, a PM must employ project management strategies that are tailored distinctively to these demands.
“Creative projects involve more collaboration than non-creative projects. Project managers can facilitate collaboration by holding weekly brainstorm meetings and building multiple rounds of feedback into the creative process. Also, as requirements for creative projects tend to be more ambiguous, project managers need to be more diligent about getting approvals and direction from clients or project sponsors and must clearly communicate that information to their team,” explains Turner. “Keeping a creative team motivated is more nuanced than doing such with a non-creative team. Inspiration can strike at any time, but so can creative blocks. Project managers can facilitate short daily team-building exercises or brain warm-ups like word association games to get the creative juices flowing.”
“At our agency, we approach CPM as a dynamic process, which means extensive collaboration and brainstorming sessions. At the same time, we allow more flexibility and iteration, which often involves a lot of adjustments during the development process,” explains Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design. “Plus, the project manager is prepared for any unexpected changes and is open to trying new approaches on the go. This can make the timeline less predictable but ultimately leads to a more innovative final product.”
“Creative project management, unlike general project management, requires a strong understanding of the creative process and mutual respect for artistic freedom. I've found the need to drive creativity without hampering it is a distinctive trait of creative project management,” emphasizes Ferruggia. “A typical example of creative project management could be managing a website design project. While the goals and deadlines may be similar to any other project, the variables like design variations, creative freedom, and iterations are unique, adding a different layer of complexity.”
Oscar Ramírez highlights differences between agencies and internal teams when it comes to project delivery and evaluation. "When managing internal creative teams, controlling processes is easier. You can iterate deliverables more frequently and quickly relaunch if something goes wrong — that often means fixing issues within minutes. In contrast, at an agency, where you lack control over internal mechanisms such as website management or direct access to technical support, you might have to wait for the next website update cycle to make changes.
Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design
“At an agency, you need to use metrics and KPIs to assess success and justify your changes, or you risk losing a contract,” he added. “The extent of measurements, the team's structure, and the KPIs you establish are crucial. Additionally, the documentation required to manage your processes becomes more detailed the less control you have over a project. In contrast, in-house teams often need less documentation because they have greater control over internal factors than agencies do.”
In real-life creative project management, flexibility is not just beneficial, it's essential. Cinthya Ramirez notes that creative work requires a management approach that accommodates unexpected changes without compromising the project timeline. She uses flexible scheduling rather than fixed deadlines in order to create broader time frames, so she can account for the variability in creative tasks.
"As a creative project manager, I've learned the importance of setting realistic expectations,” says Cinthya Ramirez. “For instance, while we might plan to complete the initial phase in a week and then proceed to stakeholder reviews, the reality is that the feedback could lead to significant changes. It’s crucial to understand that sometimes, regardless of our initial plans, we may need to extend timelines to accommodate these changes. This flexibility allows us to manage projects more effectively, ensuring that all parties understand the fluid nature of creative work and the potential need for adjustments."
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O que é gerenciamento de projetos criativos?
O gerenciamento de projetos criativos é um processo no qual os líderes de equipe organizam e gerenciam o trabalho de um projeto e, ao mesmo tempo, alimentam a forma orgânica como as ideias criativas ganham vida.
Ainda um ramo bastante novo da disciplina de gerenciamento de projetos, o PM criativo até agora gerou poucos dados sobre o que funciona e o que não funciona. À medida que as práticas recomendadas evoluem, no entanto, uma coisa já é certa: você precisa de uma abordagem que se encaixe em sua equipe. Dois segredos para o sucesso são ser inspirador para que você possa motivar sua equipe e se destacar na comunicação com sua equipe e seus clientes.
Ao contrário do gerenciamento de projetos criativos, o gerenciamento de projetos tradicionais é um processo que inicia, planeja, executa, controla e encerra o trabalho em um projeto de construção ou no desenvolvimento de software. Mas não funciona com pessoas criativas que elaboram projetos de marketing ou publicidade. No entanto, esses dois estilos não precisam se chocar, mas podem trabalhar juntos para impulsionar seus negócios e seu sucesso.
O gerenciamento de projetos tradicionais segue um roteiro claro do início ao fim, identificando funções, tarefas, ferramentas e recursos. Ao longo dos anos, os gerentes de projetos estabeleceram e criaram um processo formal de ponta a ponta que pode ser usado na manufatura e na defesa, como o programa de submarinos de mísseis Polaris da Marinha dos EUA.
Projetos criativos, no entanto, não produzem pontes ou edifícios. Agências de publicidade, estúdios de criação e departamentos de marketing estão repletos de pessoas com ideias. Como projetos criativos não são medidos por especificações técnicas, gerentes de projetos de outros setores geralmente sofrem com projetos criativos.
Os benefícios do forte gerenciamento de projetos criativos
Um forte gerenciamento de projetos criativos fará sua empresa e sua equipe crescerem. Sem processo, a criatividade pode correr solta: sua equipe pode se atrapalhar na busca de ideias que não atendem às necessidades de seus clientes ou não conseguem terminar o trabalho.
O gerenciamento de projetos criativos transforma sua taxa de sucesso. Ter um processo confiável em vigor o ajudará a fazer o seguinte:
- Guiar um projeto.
- Usar uma análise de negócios sólida.
- Minimizar o risco.
- Gerenciar recursos com sabedoria.
- Controlar a qualidade do que você produz.
O PM criativo também oferece à sua equipe mais controle sobre o tempo, ajudando os membros da equipe a evitar o seguinte:
- Buscar ideias fora do escopo do trabalho
- Distrair-se com os detalhes do gerenciamento do projeto
- Participar de muitas reuniões
- Atuar além do seu papel
- Fazer o trabalho de outras pessoas na equipe
Quais são os desafios do gerenciamento de projetos criativos?
O gerenciamento de projetos criativos enfrenta desafios únicos. Abaixo, discutimos os obstáculos que você enfrentará e como você pode gerenciá-los.
Clientes têm expectativas irreais
Projetos criativos são diferentes dos produtos em tijolos e bytes. Os clientes de projetos criativos também são diferentes, pois você não está lidando com uma empresa que quer um novo estacionamento. Eles podem saber o que querem, mas não o que precisam, ou podem nem ser capazes de explicar o que querem, só querem algo que gere resultados. Confira aqui algumas maneiras de trabalhar com esses clientes:
- Ouça: entenda claramente os aspectos problemáticos, preocupações e desafios. Quando você tem empatia com os problemas deles, consegue trabalhar em conjunto para definir metas mais claras e realistas. Fazer isso ajudará você a produzir o que eles precisam, não apenas algo que você pode vendê-los.
- Ensine: uma das coisas mais importantes que você fará é integrar o cliente. Este processo dá o tom do seu relacionamento. Neste período, explique o processo criativo, ajude-os a entender quanto tempo leva para produzir os produtos que desejam e defina expectativas de como eles devem fornecer feedback claro durante sua parceria.
- Fale: você já foi a uma reunião e percebeu que todos tinham visões diferentes do produto final? Mantenha o projeto no caminho certo recebendo contribuições no início e com frequência. Realize reuniões regulares de status e gerencie as expectativas em torno de mudanças e cronogramas.
Recursos não são intercambiáveis nem escalonáveis
Você não pode trocar um diretor criativo por outro como troca uma lâmpada. Cada pessoa criativa é diferente, com diferentes abordagens, maneiras de pensar e habilidades em trabalhar com os outros.
Da mesma forma, você não consegue criar uma campanha de anúncios cinco vezes mais rápido adicionando cinco vezes o número de pessoas a um projeto. E você certamente não consegue resolver um problema de design simplesmente dedicando mais horas de equipe a ele. Mais pessoas podem gerar mais criatividade, mas, quando você adiciona membros da equipe, você também aumenta a quantidade de tempo que vai passar discutindo ideias, peneirando ideias e gerenciando a dinâmica da equipe.
Da mesma forma, os produtos criativos do projeto não são widgets que podem ser lançados rapidamente se você trocar os membros da equipe ou acrescentar mais pessoas na resolução do problema. Quando você iniciar um projeto, certifique-se de ter as pessoas certas nas funções certas com a química de equipe certa. Use sua inteligência emocional para montar a combinação certa.
Nova tecnologia inova o fluxo de trabalho convencional
A tecnologia oferece velocidade e flexibilidade. Ela transforma a maneira como você colabora, analisa e refina projetos criativos. A tecnologia baseada em nuvem pode oferecer os seguintes benefícios:
- Automatizar o gerenciamento de projetos de rotina.
- Melhorar a comunicação.
- Promover a colaboração social.
- Oferecer ferramentas de dispositivos móveis para que as equipes possam trabalhar remotamente.
- Fornecer relatórios em tempo real.
Tecnologias emergentes, como a inteligência artificial (IA), a realidade aumentada (AR) e a realidade virtual (VR), têm o potencial de mudar a maneira como você produz conteúdo criativo. Por exemplo, o Google usou um experimento de IA chamado Sketch-RNN que permite desenhar com um modelo de redes neurais (ou seja, um sistema matemático complexo que pode aprender tarefas analisando dados). A realidade aumentada e virtual oferece plataformas totalmente novas para criadores de conteúdo. Nos últimos dois anos, a Lowe's, a Home Depot e a Ikea desenvolveram aplicativos para que você possa ver como será o visual dos produtos em seu escritório ou em casa.
Gerentes de projetos criativos podem usar a tecnologia baseada em nuvem para aproveitar ao máximo seu tempo e sua equipe. Depois de automatizar tarefas de rotina, você tem mais tempo para se concentrar no futuro da criação de conteúdo e manter sua vantagem competitiva.
Quais habilidades um gerente de projetos criativos precisa?
Gerentes de projetos que usam raciocínio lógico, focados em números e produtos, podem entrar em conflito com os gerentes criativos que usam a imaginação e constantemente produzem novas ideias. Como você pode ter sucesso no gerenciamento de projetos criativos? Confira aqui as habilidades mais importantes para gerentes de projetos criativos:
- Conheça várias disciplinas: o gerenciamento de projetos criativos não trata mais apenas uma área de especialização. Os gerentes de projetos criativos precisam entender projetos para plataformas impressas, digitais e interativas, bem como publicidade, eventos, marketing, promoções e tecnologia.
- Veja o quadro geral e todos os detalhes: o projeto inteiro é maior do que a soma de suas partes. Para gerenciar um projeto com eficácia, afaste-se para ver a meta e aproxime-se para ver os detalhes.
- Seja honesto e aja com integridade: grandes líderes são transparentes. Eles compartilham o que sabem, cumprem suas promessas e fazem o que falam. Quer integridade em sua equipe? Lidere e eles seguirão você.
- Seja flexível: poucos projetos criativos continuam os mesmos do início ao fim. As coisas mudam. Uma atitude e um processo flexíveis o ajudarão a se adaptar e mantê-lo ágil.
- Seja criativo: pense fora da caixa ao resolver problemas. Faça as reuniões de equipe em outros locais. Defina datas-limite em vez de prazos concretos. Ofereça recompensas criativas por um trabalho de qualidade.
- Tenha autoconsciência e consciência dos outros: gerentes de projetos criativos bem-sucedidos têm consciência de seus sentimentos, bem como das emoções dos outros. Você tomará melhores decisões quando tiver consciência do seu humor, de suas reações e da sua tomada de decisão. Forneça um feedback melhor, promova uma sensação de estabilidade e ajude sua equipe a alcançar todo o seu potencial.
- Tenha experiência anterior com profissionais de criação: a abordagem de gerenciamento de projetos tradicionais não funciona quando pessoas criativas tentam realizar produtos criativos. Um gerente de projetos criativos sabe que alguns membros da equipe são hiperfocados e orientados a detalhes, enquanto outros são livres, sem qualquer senso de prazo ou escopo. Para a maioria dos profissionais de criação, o trabalho é uma extensão da identidade e isso pode torná-los muito sensíveis ao feedback, especialmente críticas ao trabalho. O gerenciamento parecerá menos assustador se você souber abordar essas personalidades.
- Resolva conflitos de forma pacífica e produtiva: o conflito pode ocorrer em qualquer projeto em que as pessoas estejam trabalhando juntas. Somos todos humanos. O conflito pode até mesmo fazer parte do processo criativo ao discutir e refinar ideias. No entanto, o conflito não pode fenecer. Os gerentes de projetos precisam guiar a equipe para além da tensão, agirem como árbitro quando necessário, encontrarem interesses em comum e restaurarem o respeito. Uma equipe com uma atmosfera tóxica não produz trabalho de qualidade e dificulta a cultura de toda a organização. Para mitigar isso, aprenda como ser uma potência na comunicação.
- Mantenha-se atualizado com o conhecimento do setor: estabeleça sua credibilidade conhecendo as tendências do marketing e da publicidade. Familiarize-se com as ferramentas de tecnologia mais recentes que o ajudarão a gerenciar projetos, impulsionar a criatividade e prever projetos com precisão.
- Considere obter certificações de gerenciamento de projetos: aprimore seu jogo, sua reputação e seu valor com a certificação profissional. O Project Management Institute (PMI)® oferece programas para uma série de profissionais de gerenciamento de projetos. A Brainmeasures tem um programa desenvolvido especificamente para gerentes de projetos criativos. E muitas universidades oferecem programas on-line para profissionais ocupados.
Práticas recomendadas de gerenciamento criativo
Os gerentes de projetos precisam ser parte criativos e parte gerentes. Coloque a criatividade no centro de cada projeto. Torne-se um mestre do pensamento criativo, especialmente se você vem de uma formação tradicional de gerenciamento de projetos e não acha que está conectado à criatividade. Confira aqui algumas maneiras de promover seu próprio pensamento criativo:
- Tenha curiosidade: pergunte a si mesmo o porquê, seja um problema que você encontra em seu projeto ou um engarrafamento no caminho para casa após o trabalho. Por que isso aconteceu?
- Expanda seus interesses: leia um livro ou assista a um filme fora de sua área de especialização normal.
- Faça anotações: mantenha um caderno ou um bloco de notas com suas perguntas, suas ideias e os fatos divertidos que você aprendeu.
- Divirta-se: tire uma folga para deixar seu corpo e cérebro divagarem. Seja divertido no trabalho e coloque alguns brinquedos em seu espaço de trabalho.
Como gerente, coloque as pessoas no centro do projeto. O gerenciamento criativo requer empatia. Você precisa entender as perspectivas e os problemas das pessoas criativas ao seu redor.
As equipes estão repletas de profissões de criação: diretores de arte, artistas gráficos, fotógrafos, designers e redatores. Seu papel é estimular diferentes personalidades criativas e entender as peculiaridades e características. Confira aqui alguns aspectos para saber sobre profissionais criativos:
- Eles querem roteiros, não microgerenciamento. Diga a eles o que você quer do projeto, não como você quer que façam isso.
- Eles se preocupam profundamente, e pessoalmente, com o trabalho. Use uma orientação ponderada, com uma dose saudável de elogios, conforme você fornece feedback.
- Eles precisam de um feedback claro. Se você não gosta de algo, diga o que está por trás da sua reação. O design está muito sobrecarregado? A redação tem muitos jargões ou clichês? Use linguagem objetiva em vez de afirmações críticas.
- A inspiração não acontece por demanda. Dê aos criadores de conteúdo o tempo e o espaço necessários. Às vezes, pode parecer que eles não estão fazendo nada, mas a criatividade está borbulhando por baixo da casca.
- São pessoas com raciocínio visual que podem não ser capazes de transformar ideias em palavras. Você precisa ser o defensor, tradutor ou mediador delas quando o trabalho não atende às expectativas de um cliente.
- Frequentemente, têm novas ideias e precisam discuti-las com outros membros da equipe. Tenha a mente aberta quanto à possibilidade de uma ideia melhorar seu projeto. Ela pode até mudar o projeto. Mas também esteja disposto a dizer não quando não for compatível.
- Limites alimentam a criatividade. Seja claro sobre o escopo do trabalho ou as restrições do projeto e observe como as pessoas exploram o que é possível dentro dos limites definidos.
Práticas recomendadas de gerenciamento de projetos criativos
Ao contrário das práticas recomendadas de gerenciamento de projetos convencionais, as práticas recomendadas de PM criativos exigem consideração dos seguintes fatores: o trabalho criativo é subjetivo; projetos criativos são únicos; projetos criativos exigem habilidades especiais de comunicação; os objetivos de um projeto criativo são muitas vezes indefinidos; projetos criativos dependem da colaboração; e projetos criativos mudam com frequência.
O gerenciamento de projetos convencionais, por outro lado, fornece um roteiro que define um projeto e sua complexidade. Ele equipa gerentes para reunir todos os requisitos de um projeto e monitorar seu progresso em cinco fases:
- Início
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento
Usando esse processo, os gerentes de projetos podem manter cronogramas, monitorar o orçamento, resolver aumentos do escopo e impulsionar o sucesso. O gerenciamento de projetos criativos também organiza e gerencia o trabalho, mas adiciona outro fator: fomentar a maneira orgânica como as ideias criativas ganham vida.
Quais as diferenças entre o gerenciamento de projetos criativos e a abordagem tradicional?
Assim como os projetos tradicionais, os projetos criativos têm um limite de tempo, isto é, têm datas de início e término. Além de cumprir essas restrições de tempo, você também precisa gerenciar custos e trabalhar dentro desses limites. Geralmente, projetos criativos também são inter-relacionados, em que tarefas e atividades dependem umas das outras.
De outro modo, o gerenciamento de projetos convencionais pode ser inadequado para projetos criativos:
O trabalho criativo é subjetivo: é difícil quantificar o trabalho criativo. Existem poucas métricas ou principais indicadores de desempenho (KPIs) para um bom design. Embora nada supere o trabalho de alta qualidade, é difícil definir o que é “qualidade”. Estabeleça critérios com linguagem objetiva, mas deixe espaço para que o processo criativo evolua durante o projeto.
Projetos criativos são únicos: podem ser semelhantes a outros projetos, mas nunca são idênticos. Uma campanha publicitária pode se basear em elementos de outra, mas cada projeto é único e você deve abordar cada um de acordo com essa perspectiva.
Projetos criativos exigem habilidades especiais de comunicação: você precisa traduzir o que seus clientes precisam em tarefas específicas que a equipe pode realizar. Quando você gerencia o projeto, precisa de um vocabulário compartilhado, para que possa explicar o que funciona e o que não funciona.
Os objetivos de um projeto criativo geralmente são indefinidos: os objetivos do seu projeto são impulsionados pelas metas do projeto. Eles precisam ser específicos e mensuráveis. Uma forma de alcançar esses objetivos é seguir o processo SMART: específico, mensurável, alcançável ou factível, realista e limitado ao tempo. Saiba mais sobre como escrever objetivos SMART e use este modelo para ajudá-lo.
Projetos criativos dependem da colaboração: ao contrário de projetos técnicos, que normalmente seguem um processo simples, a criatividade flui quando você coloca a colaboração na frente e no centro. Em projetos bem-sucedidos, todos trabalham juntos porque a colaboração está incorporada em todas as facetas da equipe. Envolva os membros da equipe ao definir metas e avaliar e atribuir funções. Estimule os membros menos envolvidos e introvertidos da equipe. Incentive os membros seniores da sua equipe a orientar as pessoas menos experientes. Desde a reunião inicial (quando você alinha as metas do projeto para seus departamentos) até a apresentação final, você pode monitorar a colaboração com reuniões regulares de equipe e de verificação de atualização em grupos menores.
Projetos criativos mudam com frequência: os clientes podem mudar de ideia sobre o que querem. Os membros da equipe podem ter uma ideia melhor sobre o direcionamento do projeto. A visão de suas partes interessadas pode não estar alinhada com a criatividade da sua equipe. Embora a mudança seja inevitável em qualquer projeto, a elevada integração dos clientes pode ajudá-lo a evitar surpresas posteriormente. Ao mesmo tempo, deixe espaço suficiente para a flexibilidade criativa no projeto. Não se comprometa com tantos detalhes de modo que sua equipe não consiga apresentar o melhor trabalho.
Como agilizar o gerenciamento de projetos criativos
O gerenciamento de projetos divide um projeto em cinco fases: início ou ideação, planejamento, execução, controle e encerramento do projeto. Embora um projeto seja criativo, ainda precisa de processos. Confira aqui maneiras de otimizar essas etapas para o seu projeto.
- Início/Ideação: um resumo criativo é a base do seu projeto. Trabalhe com seu cliente para identificar as metas e objetivos do projeto, o orçamento e o cronograma gerais e as funções e responsabilidades. Use este modelo de resumo criativo do cliente para começar: ele oferece uma visão geral criativa e inclui espaço para as informações de contato do cliente, bem como um espaço para descrever o orçamento do projeto, a visão geral, os objetivos e as diretrizes de marketing.
Baixar modelo de resumo criativo para o cliente
- Planejamento: depois de identificar metas e objetivos, chegou a hora de mapear como você os alcançará. Você desejará organizar suas tarefas, criar um cronograma, estimar os custos e identificar quaisquer riscos. Use este modelo de plano de marketing previamente criado para descrever o propósito que sua empresa atende, bem como suas metas estratégicas, o mercado-alvo e os padrões de desempenho, para garantir que você tenha um plano de ação minucioso e deliberado.
Baixar modelo de plano de marketing
- Execução: você tem o plano, agora é hora de executar o trabalho. Um monitoramento de projeto pode ajudá-lo a identificar se você está dentro do cronograma e do orçamento, ou onde há obstáculos ou riscos. Um modelo de painel de gerenciamento de projetos permite que gerentes se mantenham a par de diversos aspectos de um projeto e os visualizem de uma só vez. Incluindo gráficos que representam o status geral de tarefas, orçamento e itens pendentes de um projeto, bem como espaço para atribuição de tarefas e muito mais, esse painel facilita o fornecimento de relatórios de status do projeto atualizados ou o compartilhamento informações com os membros da equipe.
Baixar modelo de painel de gerenciamento de projetos – Excel
- Monitore e controle: os projetos, especialmente os projetos criativos, evoluem enquanto você está fazendo o trabalho. Boas ferramentas de feedback e aprovação do cliente garantem que todos tenham acesso às mesmas informações e que você permaneça dentro do escopo do projeto. Use o modelo de monitoramento do projeto para adicionar tarefas, status, prioridade, resultados, prazos, custos, horas e muito mais, para o projeto todo. Caso esteja gerenciando um projeto maior, um modelo de monitoramento de projeto ajudará a manter tudo organizado.
Baixar modelo de monitoramento de projetos
- Encerramento: depois que o projeto é concluído, é hora de avaliar o que deu certo, o que não deu certo e o que pode ser melhorado para o próximo projeto. Reúna a equipe (ou pelo menos os membros essenciais) para celebrar o sucesso, identificar lições aprendidas e analisar o desempenho de todas as etapas do projeto. Este modelo de pós-projeto fornece uma orientação sobre as perguntas a serem feitas. Destaca detalhes do projeto, como realizações, áreas problemáticas, lições aprendidas e muito mais para facilitar o processo de análise do desempenho de todos os elementos do projeto.
Baixar modelo de relatório de pós-projeto do projeto
O gerenciamento de projetos criativos on-line pode: fazer com que seu projeto seja executado com mais facilidade, aumentar sua eficiência, estimular a colaboração e maximizar a criatividade, enquanto garante o processo. Saiba mais sobre os benefícios dos softwares de gerenciamento de projetos e como encontrar o mais adequado para suas necessidades e organização.
Gerenciamento de projetos para equipes criativas
Gerentes de projetos orientam o trabalho, mas a equipe faz os projetos ganharem vida. Portanto, seu sucesso depende da promoção de um ambiente que estimule pessoas criativas e incentive a colaboração. A cultura da sua empresa é fundamental para definir um tom de transparência e compartilhamento. Os ingredientes secretos são sua visão e filosofia para unir as pessoas e dar voz a todos.
Essa abordagem acontece na forma de estabelecimento do fluxo de trabalho criativo. Você precisará esclarecer funções e responsabilidades para evitar duplicação ou conflitos, e, ao mesmo tempo, incentivar a colaboração. Ao mapear o fluxo de trabalho para apoiar o escopo do projeto, abra espaço para a criatividade e a eficiência. Também considere as ferramentas de software mais adequadas para a estrutura e o estilo da sua equipe. Saiba mais sobre como criar e implementar um fluxo de trabalho criativo para sua organização neste artigo.
Gerenciamento de projetos para agências criativas
Agências criativas bem-sucedidas desenvolveram processos confiáveis, para que evitem começar do zero em todos os projetos. Contudo, o processo de uma agência varia de acordo com os requisitos do cliente. As agências mais bem-sucedidas são fanáticas pelo processo porque aprenderam o que funciona.
Certifique-se de que seu processo reflita seus principais valores de comunicação e colaboração e que ele inclua o seguinte:
- Um cronograma de reuniões e feedback que envolva clientes em todas as etapas
- Atualizações regulares de status para partes interessadas internas e externas
- Um ponto principal de contato entre o cliente (externo) e sua equipe (interno)
- Um gerente de projetos de agências que contribua em cada etapa do processo
- Pesquisas para o seu projeto que extraiam dados qualitativos do banco de dados da sua agência e analisem dados de outras fontes
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Com o Smartsheet e a Adobe, sua equipe pode agilizar processos, aumentar a produção e garantir uma entrega contínua de seus ativos impactantes, mesmo que o cenário do conteúdo continue mudando no futuro. Inicie seu processo de revisão diretamente no Smartsheet, enviando seu trabalho atual para prova e solicitando feedback de qualquer parte interessada dentro ou fora da sua organização, permitindo que você trabalhe de forma rápida e eficaz para entregar seus ativos dentro do prazo.