Modelos de Gerenciamento do Programa para Excel
Modelo de Acordo de Gerenciamento do Programa
Um acordo de programa é frequentemente usado como um documento preliminar para fornecer uma visão geral de um programa e delinear seus elementos-chave, como visão, propósito, entregas e objetivos. Um gerente de programa cria o acordo com a contribuição das partes interessadas e do patrocinador do programa. O acordo do programa documenta a aprovação dos parâmetros do programa e autoriza o gerente do programa a prosseguir. Depois que o acordo for aprovado, é possível criar um plano do programa mais detalhado, que geralmente inclui o acordo como parte da visão geral do programa.
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Modelo de Monitoramento: Atualizações, Problemas e Tarefas em Curso
Use este modelo de monitoramento para identificar problemas, tarefas e obstáculos, juntamente com o impacto, ações necessárias, propriedade, status e muito mais. Isso pode ajudar você a organizar as atualizações e os problemas do programa, mantendo o controle de quem é o responsável por lidar com eles, prazos pendentes e tarefas concluídas. Você pode organizar o modelo por prioridade de problema para garantir que os problemas vitais são abordados primeiro.
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Modelo de Gráfico de Gantt
Este modelo simples de gráfico de Gantt pode ser usado para agendar tarefas, planejar projetos e acompanhar o progresso. Os gráficos de barras horizontais facilitam a visualização de um cronograma do projeto e como diferentes tarefas se sobrepõem. Um gráfico de Gantt pode ser usado para uma série de necessidades de planejamento, desde a criação de uma lista de tarefas pessoais até a marcação de marcos do projeto.
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Modelo de Análise das Partes Interessadas do Programa
Use este modelo de análise para apoiar seu plano de gerenciamento das partes interessadas. Uma análise das partes interessadas pode ser realizada uma única vez para avaliar os interesses, atitudes e influência das partes interessadas ou pode ser atualizada regularmente para refletir as mudanças ao longo do tempo. Uma análise das partes interessadas pode ajudar você a criar comunicações direcionadas a fim de garantir a cooperação entre uma organização, equipes de projeto e partes interessadas, o que aumenta as chances de um resultado bem-sucedido do programa.
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Modelo de Painel de Gerenciamento do Programa
Este modelo de gerenciamento do programa oferece uma exibição de painel do portfólio de seu projeto, que fornece uma exibição rápida dos dados e agendamento para vários projetos. Use este modelo para monitorar o orçamento, riscos, cronograma e progresso do programa. Você também pode usar o painel como um modelo de relatório do status do gerenciamento do programa, fornecendo relatórios rápidos para as partes interessadas, que incluem informações de alto nível e detalhadas em um formato fácil de ler.
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Modelo do Plano de Governação do Programa
Este modelo foi projetado para o planejamento de comitês de governação, delineando diretrizes para a tomada de decisões e determinando como essas decisões serão documentadas e comunicadas. Você pode usar o modelo para planejar as revisões de desempenho do programa e stage gate e fornecer detalhes sobre quando as revisões ocorrerão, o que será revisado e muito mais.
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Modelo do Plano de Comunicação do Programa
Crie um plano de comunicação detalhado que inclua um resumo de sua estratégia de comunicação para o programa como um todo, sua abordagem para diferentes componentes do programa, processos para encaminhamento e feedback, funções e responsabilidades relacionadas com a comunicação e atividades específicas. Deve ficar claro quem tem autoridade para aprovar uma comunicação, quem é responsável por vários tipos de comunicação e quem é o público alvo.
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Modelo de Rascunho do Processo de Gerenciamento do Programa
Este modelo de planejamento de gerenciamento do programa foi projetado para ajudar você a criar rapidamente um plano do programa em formato de planilha. Abrange vários elementos de planejamento, desde problemas, comunicação e gerenciamento financeiro até relatórios de status do programa. Você pode editar o modelo para incluir diferentes seções, dependendo das necessidades de seu programa.
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Modelo de Registro de Risco
Apoie seu processo de gerenciamento do risco com este modelo de registro. A criação de um registro de risco permite que você acompanhe quando um risco foi comunicado, quem é o responsável, seu impacto e status da resposta. Você pode usar o registro de risco para avaliar e priorizar problemas e criar uma documentação detalhada de quais ações de resposta são necessárias ou foram concluídas.
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Modelo de Estrutura de Divisão de Tarefas
Conforme descrito no Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento do Projeto (PMBOK), uma estrutura de divisão de tarefas (WBS) mostra uma visão hierárquica do escopo do trabalho necessário para completar os objetivos e entregas do projeto. Mostra a decomposição de um projeto ou programa em componentes gerenciáveis, começando com o objetivo final e passando por tarefas e subtarefas cada vez menores necessárias para atingir o objetivo. Este modelo WBS fornece um diagrama em árvore para ajudar você no processo de decomposição. Você pode incluir a estrutura da divisão de tarefas como parte do plano de programação de gerenciamento de seu programa.
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Modelos de Gerenciamento do Programa para Word
Modelo de Plano de Gerenciamento do Programa
Crie um plano abrangente de gerenciamento do programa formatado para o Microsoft Word. Este modelo fornece um esboço para o desenvolvimento de seu plano e também inclui componentes importantes como visão geral do programa, gerenciamento do escopo, gerenciamento do pessoal, governação e muito mais. Os gerentes de programa podem usar o modelo como está ou anexar documentos adicionais como anexos para expandir o plano.
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Modelo de Gráfico de Marcos
Este modelo pode ser usado para criar um gráfico de marcos para monitorar o progresso. Você pode incluir este gráfico como parte do plano do programa para destacar eventos importantes. Também podem ser incluídos marcos em um roteiro ou outros métodos de programação, mas este modelo de gráfico é útil quando você deseja uma lista simples de marcos com datas correspondentes.
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Modelo de Formulário de Controle de Alteração
Gerencie pedidos de alteração com este modelo de formulário de controle de alteração. Este formulário inclui seções para documentar o motivo da alteração, custos e benefícios, nível de prioridade, trabalho necessário, aprovação e implementação. Use um formulário de controle de alterações para criar e obter uma documentação minuciosa de todos os pedidos de alteração, que também podem ser incluídos em um registro de controle de alterações para uma referência rápida.
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Modelo de Análise da Causa Principal
Mesmo com estratégias eficazes de gerenciamento de riscos, podem surgir problemas durante um projeto. Identifique as causas subjacentes desses problemas e desenvolva um plano de ação corretivo com este modelo de análise da causa principal. Você pode usar este modelo como guia para o processo de investigação e análise de um problema ou incidente e também fornece a documentação dos métodos usados para definir as causas principais e quais ações precisam ser tomadas.
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Criar um Plano de Gerenciamento do Programa
Um plano de gerenciamento do programa é um documento vivo que pode ser atualizado à medida que o programa avança. Ao criar um plano pela primeira vez, estabeleça linhas de base para o escopo, orçamento e programação do programa. As partes interessadas e os grupos de governação têm de ser identificados e as aprovações e revisões do plano devem ser documentadas. Podem ser adicionadas informações ao plano conforme necessário, incluindo quaisquer dados finais relacionados com a medição do sucesso do programa. Há muitos elementos em um plano abrangente de gerenciamento do programa. Estes são alguns detalhes das partes comuns que podem ser incluídas em um plano de gerenciamento do programa.
- Visão Geral do Programa - Esta seção define a visão do programa, seu valor comercial e resultado projetado. Ela pode incluir um resumo do escopo do programa, dependências e restrições. Esta parte introdutória também pode incluir critérios de sucesso para medir os resultados do programa.
- Gerenciamento do Prazo - Pode ser incluído um roteiro ou estrutura de divisão de tarefas nesta seção, juntamente com uma descrição de como o agendamento será gerenciado, atualizado e monitorado. As funções e as responsabilidades relacionadas com o agendamento devem ser esclarecidas.
- Gerenciamento de Alterações - Fornece um processo claro para lidar com alterações no programa, incluindo quem pode enviar pedidos de alteração, como e onde esses pedidos serão acompanhados e quem pode aprovar as alterações.
- Gerenciamento de Comunicações - Um plano de comunicação detalhado pode ajudar a evitar problemas no projeto e garantir que as informações são distribuídas adequadamente. Use esta seção para definir a frequência e o tipo de comunicação a serem fornecidos, quem fornecerá e receberá as comunicações e outras diretrizes ou expectativas.
- Gerenciamento de Custos - Esta seção pode incluir informações detalhadas sobre o orçamento e as despesas do programa, bem como as partes responsáveis pelo gerenciamento de custos, quem pode aprovar alterações no orçamento do programa, como os orçamentos dos projetos serão medidos e monitorados e diretrizes para os relatórios.
- Gerenciamento de Compras - Descreva as responsabilidades relacionadas com a aquisição ao longo do ciclo de vida de um programa. Identifique quem é o responsável pelo relacionamento com o fornecedor, gerenciamento dos contratos, compras e outras atividades.
- Gerenciamento do Escopo do Projeto - O escopo do projeto será definido em uma declaração de escopo, WBS ou outro método? Como o escopo será medido? Quem é responsável por gerenciar e aprovar o escopo do programa? Aborde essas perguntas, bem como quaisquer diretrizes relacionadas com o processo de alteração de escopo que não foram identificadas na seção de gerenciamento de alterações.
- Gerenciamento do Risco - Descreva como os riscos serão comunicados, monitorados e avaliados, incluindo como eles podem ser apresentados e quem é o responsável por lidar com eles.
- Gerenciamento do Pessoal - Esta seção lista os requisitos do programa para a equipe, incluindo recursos específicos e os prazos em que eles são necessários, além de treinamento. Ele descreve como a equipe será gerenciada durante todo o programa.
- Gerenciamento das Partes Interessadas - Use esta seção para identificar as partes interessadas e as estratégias para gerenciá-las, incluindo quem é o responsável por coletar e comunicar informações das partes interessadas.
- Governação do Programa - Descreva qualquer grupo de governação, qual autoridade eles têm e suas responsabilidades dentro do programa. Você pode incluir informações sobre a frequência com que eles se encontrarão, como as decisões encaminhadas devem ser apresentadas e tratadas pelos grupos de governação, como suas decisões serão comunicadas e quando as revisões do programa ocorrerão.
Dependendo da complexidade de um programa, pode ser necessário criar documentos separados para alguns dos planos de gerenciamento listados acima. Eles podem então ser incluídos como parte de seu plano maior de gerenciamento do programa. Para cobrir todas suas bases, oferecemos uma série de modelos abaixo, todos eles podem ser baixados gratuitamente. O Smartsheet também oferece modelos com recursos de colaboração aprimorados para auxiliar gerentes de programa no planejamento e comunicação.
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